「話が伝わらない」悩みに対し、伝わる話し方のコツを紹介しています。
前回は、伝えたいことをどのように伝えるか？ということについて、相手を短時間で納得させる伝え方のテクニックを紹介しました。
今回は、「何を伝えたいのかが分からない」と言われる人に共通する思考と、日頃からの考え方のポイントについて紹介します。
ポイントを絞って話す！何も考えずに話を始めていないか？
「話が伝わらない」という悩みを持つ人は、上司に書類を提出した際にも「一番伝えたいことは何？」と聞き返されることが多いのではないでしょうか？
書類の中で伝えたいことが絞られておらず、何を伝えたいのかが伝わってこないためです。
これは、日常の職場内での会話でも同じことが言えます。
例えば上司が部下に対して、提出書類の締め切りを気にかけた際に、
「明日が締め切りだけど大丈夫？」(上司)
「大丈夫と言えば大丈夫です。」(部下)
「なにかあるの？」(上司)
「いえ、今日は会議が重なっていて」(部下)
「間に合わないの？」(上司)
「いえ、残業は禁止ですよね？」(部下)
「残業したいの？」(上司)
「今日は用事があるので大丈夫です。」(部下)
「何が言いたいの？」(上司)
「特に何かあるわけではないですが・・・」(部下)
「結局、間に合うの？間に合わないの？」(上司)
このように、締め切りを聞いただけなのに何を言いたいのかが分からない返答で不毛な会話となっていることがあります。
この時の部下は、多くは「伝えたいこと」があるわけではなく、何も考えずに会話を始めてしまったことがおおく、それによって会話がかみ合わない問題が発生しているのです。
まずは、上司に対して何を伝えたいのか？「締め切りには間に合うのか否か」、「間に合わないならどうするか？」などポイントを絞ってから話し始めることが重要であるといえます。
日頃から自分の意見を持っておくことが大切！！
先ほど紹介したシーンでは、上司に締め切りを尋ねられた際に部下が伝えたいことをハッキリすることができず、しっかりした意見を言えなかったことが問題でした。
しかし、だれでも突然話しかけられるとすぐに伝えるべき内容を絞るこむことは難しいでしょう。
そこで、いつ話しかけられて意見を求められてもいいように、日頃から自分の考えをしっかりと考えてストックしておくことが大切になります。
自分の考えをストックしておくといっても難しく考える必要はなく、
「こういう方法で効率化させたい。」
「こういう課題があるが、自分ならこうする。」
「〇〇という意見で〇〇さんに賛成だ。」
などなど、日頃から自分が何気なく考えていることを明確にしておくのです。
そうすることで、例えば先ほどの上司との会話であれば、
「大丈夫です。会議の予定はありますが、大きな影響はありません。」
などなど、上司の質問に即答することはそれほど難しいことではなかったでしょう。
しかし、中には自分の意見を持つことに対して難しさを感じる人も少なくないでしょう。
そのような場合は、普段から同僚とコミュニケーションをとる中や、ミーティングや会議の中で、他人の意見をメモして残しておくことがポイントとなります。
それらの他者の意見を自分なりにアレンジしてストックしておくことで、いざというときに質問に対して即答するための手助けとなるでしょう。
相手が知りたがっているかを理解する！
しかしながら、普段から自分の考えをストックしておけばそれだけでよいかとそうではありません。
自分のストックの中から、相手が知りたいと思っていることを的確に判断して伝えなければいけないのです。
例えば社内の会議で自身の会社の強みを話し合っている際に、
「うちはよそと違ってここを推奨しているのが強みだと思うけどどう？」(先輩)
「なんというか、うちはうちでいいんじゃないでしょうか？」(後輩)
「え？」(先輩)
「よその真似をする必要はないと思いまして」(後輩)
「だからそこが強みかどうかを聞いたんだど？」(先輩)
「すみません。ただ、うちはよそと違うところが長所なわけで・・・」(後輩)
このように、完全に話がかみ合っていない会話が実は非常に多いのです。
先輩の立場に立つと後輩は完全に先輩の意図するところを理解できていませんが、反対に後輩の立場に立つと、なかなか自分が相手の意図を理解できていないことに気づかないことが多いのです。
このような場合、まずは「相手が知りたがっていること」をハッキリさせる必要があります。
その際は、恥じることなく堂々と「一番知りたいこと(お伝えすべきこと)はなんでしょうか？」と尋ねることが大切です。
そうすることで、意外にも相手も「自分が知りたかったこと」について改めて考え直し、真剣にわかりやすく説明しなおしてくれるものなのです。
また、先ほどの会話の例でいえば、
後輩は先輩からの質問に対して、
「うちがどこを推奨するべきと考えているか？という理解であっていますか？」
と聞き返すのが良かったといえます。
そうすることで先輩は、
「そうじゃなくて、君もそれを強みと考えているか？ってこと」
と訂正してくれるでしょう。
そうすることによって、認識違いによる会話のズレを軌道修正することができます。
まとめ
今回は、ポイントを絞って相手の知りたいことを的確に伝えるために、日頃から自身の考えを用意しておくこと、話のすれ違いを防ぐために、相手の知りたいことを的確に判断する方法について紹介しました。
相手の知りたいことを即座に理解できることに越したことはないですが、それは非常に難易度の高いことです。
まずは、「相手が何を知りたがっているのか？」を恥じることなく確認することから始めてみてください！
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