いよいよ明日から新年度となります！
今月大学や高校を卒業したばかりの新社会人も、明日からは会社という新たなステージに一歩を踏み出す方も多いと思います。
そんな新社会人に向けて、ここでは上司への話の伝え方、「伝わらない」とダメ出しされてしまう問題の解消方法について紹介していきます！
あなたはコミュニケーションは得意ですか？
ぜひあなたの「話が伝わらない」の悩みを解決する手助けになれればと思います。
伝わらない話し方とは？「言うべきことをはっきりさせる」
「全然話が伝わらない」・・・
このような悩みを抱える人は少なくありません。
ある程度の経験を積んでいる人でも少なからずこのような悩みを抱えている方が多いですから、入社して間もない新社会人であれば「上司にダメ出しをされて途方に暮れてしまう」という経験をする方もいるかもしれません。
「伝わる話し方」を身に着けるにはまず自分の話し方を見直してみることが大切です。
あなたの話し方はどうでしょうか？
・話が長い
・話が逸れる
・話が飛ぶ
このような話し方では相手に話が伝わりません。
このような話し方をする人には、「言いたいことをはっきりさせていない」という共通点があります。
そのために、話が脱線したり飛んだり、必要のない内容まで詰め込んでしまって話が長くなってしまうのです。
例えば上司に取引先からのクレームを伝える際に、
「その時の話なんですが、〇〇さんが怒ってしまいまして。」
「故障の原因が分からなくて・・・チェックが悪かったからだと思うのですが、〇〇さんも怒ってますし、でも現場が遠くて・・・」
「この間も別の取引先に呼び出されて2時間もかけて現場に行って、さらに2時間もクレームを言われたたばかりですし、その前も・・・」
このような話し方はどうでしょうか？
いきなりいつのことか分からない話が始まったかと思えば、クレームの話が長々と続き、いつの間にか別のクレームの話にすり替わっています。
これでは上司はあなたが何を伝えたいのかを把握することができません。
いいたいことをはっきりさせてから話す。
一見シンプルな方法を身に着けることで、話し方を大きく改善することができます。
まずは「言うべきことをはっきりさせる」ことが伝わる話し方の第一歩となるのです。
言いたいことをハッキリさせる技！型に当てはめよう！
では、言いたいことをハッキリさせるにはどうしたらいいでしょうか！？
伝えることが苦手な人の中には、話し始めると頭の中が真っ白になってしまったり、反対に伝えたいことが多すぎて「何から話せばいいかわからない」という方も多いでしょう。
しかし、これを解決するのはとても簡単です。
伝わる話し方にはパターンがあります。
これは伝え方の手本となる「型」のようなものです。
このパターンに自身の伝えたいことを当てはめて、必要な情報のみを織り込むことで、「何を(何から)話せばいいかわからない」という悩みを解決することができるでしょう。
定番となる伝え方の「型」は以下のとおりです。
①結論と理由
まずは結論と理由を伝えるパターンです。
自分の判断を結論とする場合には、その判断に至る理由を合わせて伝える必要があります。
この際、理由は一つだけよりも複数の理由が揃っているほうが結論に説得力を出すことができます。
例えばこのような伝え方になります。
「結論は〇〇です。理由は3つあり、1つ目は・・・」
②概要と詳細
次に、物事の大まかな概要とその詳細を伝えるパターンです。
話が長くなってしまう傾向にある人は、まずは大まかな概要を伝え、その後で詳細を事細かに見ていくことによって効果的な報・連・相を行うことができます。
例えば、「〇〇の件ですが、具体的には・・・」
③目的と手段
3つ目は、目的とそれを実現するための手段を伝える方法です。
始めに目的を明らかにし、それをより効果的に実現するための手段を伝えることによって結論をあいまいにせず、要点を押さえて
伝えることができます。
例えば、
「〇〇のためには〇〇が必要で・・・」
このように話をすることで、やるべきことと依頼したいことを相手に明確に伝えることができるのです。
まとめ
今回は、伝わらない話し方の特徴と、言いたいことをハッキリさせるための3つの型について紹介しました。
何を伝えたらよいか迷うときには、ぜひ今回紹介した型を使って話し方を考えてみてください。
もしどの型を使えばよいか迷う場合には、「結論と理由」を使うのが無難です。
これは話し方の中でも最もよく使う型です。
よく「結論から先に言うほうが良い」と言われたり、相手からも「それで結論は何？」と聞かれることが多いように、先に結論を述べることで、相手は話しの全体像をあらかじめ想像でき、不安を覚えずに安心して話を聞くことができるのです。
また、本来は別の型を使う場面であても、例えば「結論は〇〇という手段を使います。理由は、〇〇という目的のためです。」のように、万能に置き換えて使用することができます。
ぜひこの型を意識することで、より相手に伝わりやすい話し方を身に着けていってください。
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