「話が伝わらない」という悩みについて、その解決に向けて話し方のコツを紹介しています。
前回は、「話が長い人」「話が短い人」のそれぞれの特徴や問題点から、解決のための注意点について紹介しました。
今回の記事では「話が短い人」にスポットを当てて、何が原因で話が伝わらなくなるのか！？
そしてその解決方法として「相手が知りたいことをしっかりと把握しよう！」ということについて紹介していきます。
【話が短い人の伝わらない原因】話の質に目を向けよう！
話が長い人の場合は相手が重要な部分を聞き逃したり途中で話が分からなくなったりするのに対して、「話が短い人」の場合はそもそも重要な部分が含まれていないことが多くあります。
その他にも、
・相手が理解できない表現を使う。
・相手が意味を知らない概念を使う。
・相手が理解できない文脈を使う。
・相手が察せないほど遠回しな表現をする。
などの特徴があります。
上記のような表現をすれば話しが伝わらないのは当然のことですが、本人は指摘されるまで気づかないことが多いです。
相手に思いを伝えようとしたときに、「どれだけの情報を話すか？」ということには注意していても、どのように話すか？という話の質はおろそかになってしまいがちなのです。
【話の質を上げる】誤解を生まない話し方をしよう！
では、話の質を上げるにはどうしたらいいでしょうか！？
完結に言うと、「相手が知りたがっていることを把握すること」です。
しかしながら、「相手が知りたがっていることが正確にわかれば苦労しない」というのが現実でもあります。
「相手が知りたがっていること」を正しく把握するにはどうしたらよいのでしょうか！？
まずは「相手が知りたがっていること」の範囲を絞るところから始めてみましょう。
例えば、人に「お茶を買ってきてもらう」とします。
この場合に避けたいのは、自身の意にそぐわないお茶を買ってこられることでしょう。
あなたなら相手にどのようにしてほしいお茶を買ってきてもらうようにお願いしますか？
伝える内容の候補は以下のようなものがあります。
・メーカー
・商品名
・サイズ(容量)
・値段
・本数
・購入場所
・支払方法
・目的
・日時
・その他（常温商品がいい等）
ここで、「話が長い」人であればすべての情報を伝えてしまうことでしょう。
反対に話が短い人であれば、「お茶を買ってきて」の一言のみしか伝えないかもしれません。
では、この時に伝えるべき最も最適な情報はどれでしょうか？
それは、「商品名」、「サイズ」、「目的」、「日時」、「本数」の5項目です。
これらを伝えると、
「会議で配るから、500mlの〇〇茶を15時までに10本買ってきて」
のようになります。
伝える項目として5項目を選択したのには理由があります。
それは、相手が誤解しないために知りたがっている情報であると判断したためです。
これらを伝えずに、「お茶を買ってきて」とだけ伝えれば、相手は必以下のように質問を返してくることが予想されます。
「ペットボトルのものでいいですか？」
「お茶ならなんでもいいですか？」
「何本必要ですか？」
「2Lのものがいいですか？」
「いつまでに必要ですか？」
このような質問で時間を取られることは非常に非効率といえます。
また、もし相手が質問を返してこなかったら、必要な情報を伝え損ねたとしたら以下のような問題が発生してしまうことが考えられます。
「緑茶を想像していたらウーロン茶を買ってきてしまった。」
「ペットボトルではなくお茶の葉を買ってきてしまった。」
「2Lのペットボトルで買ってきてしまい10人に配れない。」
「10人に配るのに、500mlのペットボトルを1本だけ買ってきた。」
「15時までに必要なのに18時に買ってきた」
などなど、様々な問題が発生することでしょう。
もちろんこれだけ伝えても、相手の性格によってはもっと詳しく情報を質問されたり、そのほかのそれほど重要でない要素は思いと異なるものを買ってきたりということはあるかもしれません。
しかし、あまりに詳細すぎるそれほど重要でない要素であれば、「あとは任せるよ」と伝えることで質問を省けたり、そのような要素が思いと違っても、それほど重要でなければ特段問題ではないでしょう。
つまり、どうしても違っては困る要素を逸脱することは防止することができるのです。
このように、可能な限り「相手が知りたがっていること」を確実に選択して伝えることで、誤解を生まない伝え方ができるようになり、より円滑なコミュニケーションをとることができるようになります。
それにより、言葉の質が格段に上がるのです。
まとめ
今回は、「相手の知りたがっていることを正しく把握し、誤解を生まない伝え方をすることで言葉の質を上げる」ということについて紹介してきました。
相手が知りたいことを確実に伝えること、誤解を生まない表現をすることは、より良いコミュニケーションをとるうえで非常に重要なことであるといえます。
ぜひ今回紹介したことを実践して、より良いコミュニケーションに役立てていただけたら幸いです。
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