「話が伝わらない」という悩みを解決するコツを紹介しています。
前回の記事では、「話が短い」人にスポットを当てて、相手が知りたい情報を誤解なく伝える方法について紹介しました。
今回の記事では、話を要約して目的に適した長さで話すコツについて紹介していきます。
【目的で適量は変わる】短く省略して話そう！
前回の記事で、「相手が知りたい情報をえらんではなすことについて紹介しましたが、決してただ伝える量が少なければよいというわけではありません。
誰のために、何のために話すのか？という目的に丁度いい適した量は変わってきます。
つまり、同じ内容を伝えるとしても、目的に応じて伝える量を判断して変える必要があるのです。
例えば前回同様に、「会議で配るお茶」の購入を後輩にお願いするとします。
初回のお願いでは、
「会議で配るから、15時までに500mlのお茶を10人分買ってきて」
とお願いします。
では、もし急に追加でもう一本必要になった時はどのようにお願いをするでしょうか？
「急遽もう1本必要になったから、15時までに500mlのお茶をもう1本買ってきて」
と伝えるでしょうか？
この場合は不要な情報を省いてスマートに伝えることができそうです。
例えば、
「急遽もう1本必要になったから、15時までに買ってきて」
このように、追加でもう1本必要になったという情報以外の「容量」、「商品の種類」は省略することができるのです。
伝える情報を増やしすぎないようにしよう！
ここまでは、伝える情報量を目的に応じて変化させることについて紹介しました。
しかし、そのようなことはおそらく多くの人が無意識に実行しているでしょう。
では、なぜ情報量が多すぎたり、少なすぎたりして話が伝わらず悩みを抱える人が多いのでしょうか？
それは、無意識に行っているがために、そのコントロールを適切に行うことができていないからです。
であれば、相手に話を伝えるために、これからは意識して情報量をコントロールしていく必要があるといえるでしょう。
この時に必要となる考え方が、「捨てる」「気づく」「止める」ことです。
どういうことかというと、
・「これだけは伝えないと話が相手に伝わらない」という情報以外は捨てる(話さない)こと。
・もし話しながら、捨てるべき情報を話しそうになったら、そのことに気づくこと。
・必要のない情報を話そうとする自分に気づいたら、その感情をせき止め、話さないこと。
この3つのポイントに注意して話すようにします。
そして特に、
話が長く、内容の質も低い人は、「自分が言いたいことよりも相手が知りたいこと」に意識して話す内容を決めること。
話も長いが、内容の質も高い人は、相手に必要な情報以外は一切話さないこと。
このことに意識して話すことで、目的に応じた適切な長さで伝えることができるようになります。
【短くても端的に】要約し、まとめて話そう！
しかし、話を短く要約しながらも内容の質を保つことはなかなか簡単なことではありません。
そこで、ここからは話の質を保ちながら端的にまとめて話すコツについて紹介していきます。
まず、話を長引かせないで質を維持するには、「相手が知りたいこと」を深堀していく必要があります。
例えば、あなたが時間に遅刻したとします。
そのことを上司に報告する場合の例として、
「すみません。遅刻しました。ここの所寝不足が続いていまして・・・。それもあって朝から鼻血が出て準備が遅れてしまいました。そのためにいつもの電車に乗れなくなってしまったら、次の電車が遅延してしまい、慌てて走ったら足をくじいてしまって30分も遅れてしまいました。」
という伝え方と、
「すみません、30分も遅刻してしまいました。ここの所寝不足が続いていまして・・・」
どちらも典型的な例ですが、前者は「話が長い人」、後者は「話が短い人」の話し方です。
しかし、この2種類の例を見たときに、おそらくどちらの例も「これでは話が伝わらない」ということを感じることでしょう。
遅刻してしまった理由について、言い訳にならないよう適度に省略しつつも、必要なポイントを短く絞ってもれなく伝える必要があります。
今回紹介した事例であれば、
「すみません。遅刻してしまいました。電車の遅延や足をくじくなど、いくつかのトラブルが起きたためです。」
このように、電車の遅延や足をくじいたという遅刻の理由をしっかりと伝えながらも、鼻血や準備の遅れといった上司にとっては関係のない言い訳は「いくつかのトラブル」という言葉でまとめてしまいます。
また、30分という遅刻の時間についてもあえて話に加える必要ないでしょう。
このように、1つたえるだけに10通じる言葉は1つにまとめ、そうでない言葉は漏らさず織り込むように意識することで、短く端的に話を伝えることができるようになります。
まとめ
今回の記事では、話をまとめて端的に、要約して話すコツについて紹介してきました。
不必要に長々と話してしまっては相手には「何が重要な情報なのか？」が分からなくなりますし、反対に話が短すぎると「重要な情報」がそもそも伝わらないということになってしまいます。
そうならないように、必要な情報はしっかりと伝えながらも、省略できる内容はしっかりと省略して端的に伝えられるよう、今回紹介したコツをぜひ実践してみて頂ければ幸いです。
コメント