このブログでは、「話が全然伝わらない」という悩みを解決するために、伝わる話し方を身に着けるためのコツを紹介しています。
前回は、相手が知りたい情報を的確に伝えるコツとして、「何を知りたがっているのか？」を把握するということについて紹介しました。
今回は、先のツイートでも紹介した伝え方の型の基本である「結論と理由」、「概要と詳細」を使った、自分の考えのまとめ方について細かく紹介していきます。
迷ったら「結論と理由」！考えるのが苦手でも大活躍！
まずは、「結論と理由」の型を使った考えのまとめ方を紹介していきます。
先の投稿でも、どの型を使うか迷ったときにはまず「結論と理由」を使ってみるのが良いことを紹介しましたが、この型は非常に万能なものとなっています。
まずはこの型の使い方の例を見てみます。
「先に結論を言うと、〇〇です。理由は〇〇だからです。」
非常に基本的な文章で、おそらく多くの職場でも「結論を先に言う」ということが推奨されていることでしょうから、意識しなくてもこのような話し方になるという方も一らっしゃるのではないでしょうか？
ですが、自分の考えをまとめるのが苦手な人、あるいは「話が伝わらない」と言われる多くの人はこの「結論」がないままに話し始めてしまうことが多いのです。
そのため、話が伝わりにくいどころか、そもそも伝わるわけのない会話になってしまうのです。
これには理由があります。
先の投稿でも紹介したように、話しかけられるタイミング、質問されるタイミングで必ずしも自分が考えをまとめられているとは限りません。
とっさに話しかけられては自分の考えをまとめている余裕はないでしょう。
このような場合に考えがまとまらないままに話しながら考えるという事態が起こってしまうのです。
そんなときにもしっかりと自分の考えをまとめて話すために、この「結論と理由」の型が役立ちます。
まずは結論を考えて相手に伝えます。
そして、伝えた結論に対する理由を後から付け加えるように相手に伝えるようにするのです。
このように、まず先に結論を決めてから話しだすことで、自分の頭の中で考えをまとめやすくなります。
また、先に結論を言ってしまったことで、あとはその結論に沿った考えを述べるだけとなり、話が途中で逸れてしまうことを防ぐこともできます。
以上のことから、考えをまとめるのが苦手な人は、「結論と理由」の型を活用することで、しっかりと自分の考えをまとめて話ができるようになります。
しかし、「結論と理由」の型には注意点があります。
それは、「理由」が複数ある時に、二つ以上の理由の内容が似通ってしまったり、理由の理由になるような細かい理由にならないようにしなければならないことです。
前者のように、二つ以上の理由の内容が似通った内容となってしまうと、聞く人は同じ話を何度も聞かされているような気持になり、くどい印象を与えてしまいます。
また、後者のように理由の理由となうような内容では、その内容が「言い訳」のように感じられてしまうので注意が必要です。
話す内容が多いなら「概要と詳細」でまとめて話す！
次に、「概要と詳細」の型について紹介します。
話をしていると、どうしても伝えるべき事柄が多すぎて「簡潔にまとめることができない」と悩んでしまうことがあるかと思います。
このように、話す事柄が多すぎて一気に伝えきれない場合に活躍するのが「概要と詳細」です。
まずは例文を見てみます。
「一言でいうと〇〇になります。具体的には・・・」
先に紹介した「結論と理由」では、伝える内容の中に「結論」や「理由」といった直接的なワードが出てきましたが、「概要と詳細」ではそのような直接的なワードは使いません。
かわりに、「概ね」で概要を説明したり、「具体的に」で詳細を説明したりします。
例えば、会社の中にある部署の説明を行うとします。
いくつもある部署の名前をただひたすらに紹介されても聞く側は一度では理解できないでしょう。
しかし、
「自社には営業部などの合計7つの部署があります。それぞれがさらに2～3つの課に分かれています。具体的には、営業部には〇〇課と〇〇課があり・・・」
のように、先に概要として簡潔に部署の数を紹介しておき、それから詳細となる具体的な部署名を説明します。
こうすることで、聞く側は頭の中で情報を整理することができるので、より伝わりやすくなります。
他にも部下が上司に報告をしているシーンの例として
「Aさんが「昨日BさんがOKと言っていた」といったのは間違いでした。」
というのを、
「一言でいうと、昨日BさんがOKといった事実はありませんでした。どういうことかというと、「BさんがOKと言った」とAさんがお伝えしたのは間違いだったということです。」
のように、一見文章そのものは長くなっているように見えますが、後者のほうがより状況を理解しやすい内容となっていることが分かります。
まとめ
この記事では、自分の考えをまとめるためのコツとして「結論と理由」、「概要と詳細」の使い方と活用シーンを紹介しました。
とっさに質問されたときなど、焦ってしまえばどうしても考えながら話したり、一度にすべてを伝えようとしてしまいがちになります。
しかし、相手にしっかりと伝えるためには自分が伝えたい内容を整理し、「結論と理由」や「概要と詳細」などの型に当てはめて落ち着いて話すように心がけてみてください。
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