この記事では、伝わる話し方とその身に付け方を紹介しています。
前回は、伝わらない話し方の特徴と、何を伝えればいいかわからない悩みの解決方法について紹介しました。
今回の投稿では、何を伝えればよいかが分かったあなたに対し、どのように伝えればより分かりやすく伝わるのか？相手を納得させるための話し方のコツを紹介していきます。
どう伝えたらよいか分からない？使える便利な方を紹介！
前回の投稿で、伝えたいことが多すぎて、あるいは伝えるべきことが分からずに「何を伝えればいいか分からない」という悩みを解消しました。
これで「伝割る話し方」の第一歩である「話したいことをハッキリさせる」ことができたことでしょう。
しかし、より相手に納得してもらうためには話したいことを「どのように伝えるか？」ということも非常に重要になってきます。
たとえば前回紹介した上司へのクレームの報告について、部下は「納品した製品が故障して取引先が怒っているが、現場が遠すぎて謝罪に行けない」ということを上司に伝えようとしていました。
この場合、本音は「現場に行くのは無理」であってもそのまま伝えるわけにはいきません。
しかし、だからといって現場に行くこともできません。
この場合、相反する葛藤の末の判断をどのように上司に伝えるか？が鍵になります。
たとえばこの場面では、前回紹介した「結論と理由」の型を当てはめることができます。
「結論を言いますと、行く必要はないと考えています。理由は2つあります。1つ目に、取引先の製品の扱い方が原因で故障した可能性が高いこと。2つめに、これが一番重要であると考えていますが、説明すれば取引先の方自身でも修理可能であるからです。」
このように伝えることで、上司に納得してもらうことができ、さらに自身が取引先に出向く必要もなくなることでしょう。
この例のように、「どのように伝えるか？」という悩みにも、簡単に解決することができる「型」が存在します。
そしてこの「型」には、今回の例の「結論と理由」の他にも、短時間でうまく伝えることができる便利な方があります。
次の見出しからは、その便利な型の内容と使い方について紹介していきます。
相談に役立つ！納得してもらえる話し方の「型」を紹介！
例えば誰かに相談をするとき、このような場合、困ったことが起きたあとであることが多いでしょう。
そんな時には快く相談に乗ってもらい手助けしてもらえる伝え方ができれば状況は大きく変わることでしょう。
しかし多くのひとは、
「相談があるのですが、〇〇の件で困っています。」や、
「パソコンを買い替えて頂けませんか？壊れてしまいました。」
など、相手にとって内心では「いきなり何だよ！」と不快感を覚えてしまう可能性のある伝え方をしてしまいます。
これでは、仕事だからと渋々応じてくれたとしても、良い解決策や協力を得られることができません。
こんな時に使える伝え方として、「ポイント、メリット、アクション」の順で伝える方法があります。
例えば会議の場で自身の提案を行う時間を設けてもらえるよう上司にお願いする際に、
「売り上げを3倍にする企画を考えました。」(ポイント)
「成功すれば中期目標を1年前倒しで達成することができます。」(メリット)
「15分だけでいいので、明日の会議でお時間をいただけませんか？」(アクション)
この相談の中には、上司から「イエス」を貰うための技が非常にさりげなく織り込まれています。
それは、「ギブ&テイク」の考え方が含まれていることです。
「3倍の売り上げ」というポイントによって上司に心の準備をしてもらい、その後に「中期目標を1年前倒しにできる」というメリットの代わりに、「会議で15分時間をください」というアクションを貰うことをお願いしているのです。
この伝え方は順序が非常に重要になります。
もし同じ内容の相談を、「15分でいいので会議で時間をください。中期目標を一年前倒しで達成することができます。」とメリットよりも先にアクションから伝えてしまったなら、上司にとっては「上から目線な要望になってしまい。」内容は全く同じでも「イエス」を貰うことはできなかったかもしれません。
また、相談をするときには話の前後であいさつとお礼をするのを忘れないようにしましょう。
他にも、今回のシーンでは、自身の提案について他の直属の上司や周囲の人に評価を得ておく(根回し)をしておくことも「イエス」を貰うためのポイントとなります。
まとめると、
①挨拶をする
②ポイントを伝える。
③相手にとってのメリットを伝える。
④要望となる「アクション」を伝える。
※アクションによてメリットが発生する根拠について、周囲の評価を得るなどの可能な限りの根回しをしておく
⑤感謝を伝える。
この手順を間違えずに実行するだけで、短時間で相手を納得させる伝え方を行うことができるのです。
まとめ
さて、今回は伝えたいことをどのように伝えるか？という悩みについて、相手を短時間で納得させる伝え方のテクニックを紹介しました。
決して上から目線な要望にならず、相手が快く引き受けてくれる手順で相談することで、「イエス」を勝ち取る手段としてぜひ実践してみてはいかがでしょうか！
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